Pengembangan Modul Faktur dan Perancangan Pembayaran pada Sistem E-Procurement Berbasis Web

Studi Kasus Implementasi pada Lingkungan Akademis

Abstract

Pemanfaatan sistem e-procurement dalam pengadaan barang dan jasa telah membantu organisasi meningkatkan efisiensi kerja dan transparansi proses. Meskipun demikian, pada banyak penerapannya—terutama di lingkungan akademik dan pelaku usaha skala kecil—pengelolaan keuangan pada tahap akhir pengadaan masih belum terintegrasi dengan baik. Proses pembuatan faktur umumnya sudah dilakukan secara digital, tetapi pencatatan pembayaran sering kali masih dipisahkan dari sistem utama. Kondisi tersebut berpotensi menimbulkan pengulangan input data, kesalahan pencocokan dokumen, serta keterlambatan penyelesaian administrasi keuangan. Penelitian ini berfokus pada pengembangan modul faktur yang terintegrasi dengan sistem e-procurement yang telah memiliki mekanisme persetujuan bertingkat, serta penyusunan rancangan modul pembayaran sebagai pengembangan lanjutan. Sistem dikembangkan menggunakan PHP native dan MySQL sebagai basis data relasional. Hasil pengujian menunjukkan bahwa keterkaitan data antara pesanan pembelian (PO) dan faktur dapat dijaga dengan baik melalui penerapan relasi basis data, transaksi atomik, dan validasi logika bisnis di sisi server. Berdasarkan simulasi penggunaan sistem, penerapan modul faktur terintegrasi ini mampu mengurangi pekerjaan administratif manual secara signifikan. Temuan ini menunjukkan bahwa penggunaan teknologi sederhana tetap mampu mendukung pengelolaan pengadaan yang andal dan akuntabel, serta memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut menuju integrasi proses pembayaran.