Optimasi Manajemen Data Administrasi melalui Migrasi Spreadsheet ke Basis Data Relasional (MySQL) pada Prosa Acting School

Abstract

Prosa Acting School (PAS) merupakan lembaga pelatihan akting di Jakarta yang memiliki pertumbuhan volume data operasional yang dinamis seiring dengan meningkatnya jumlah peserta didik. Selama ini, pengelolaan data administrasi yang meliputi data peserta, manajemen angkatan (batch), pengelompokan usia, hingga referensi karakteristik penampilan (look) siswa masih mengandalkan platform spreadsheet berupa Google Sheets. Berdasarkan hasil analisis, metode pengelolaan flat-file database tersebut memicu berbagai kendala laten, seperti sulitnya melakukan pencarian data siswa secara spesifik karena harus diperiksa secara manual satu per satu, tingginya risiko duplikasi, serta tidak adanya integritas data relasional. Penelitian Kerja Praktek ini bertujuan untuk merancang dan mengimplementasikan sebuah program konversi database terpusat yang mentransformasikan data dari format spreadsheet ke basis data relasional MySQL. Metodologi pengembangan sistem dilakukan secara sistematis melalui pendekatan observasi, wawancara, analisis kebutuhan, perancangan model menggunakan Unified Modeling Language (UML), hingga pengujian fungsionalitas konversi. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah sistem basis data relasional MySQL yang terstruktur dan ternormalisasi, lengkap dengan fitur mapping kolom interaktif, validasi dan pembersihan data otomatis, simulasi konversi, serta mekanisme logging dan rollback. Implementasi sistem ini terbukti mampu meminimalisir redundansi, mempercepat durasi pencarian data dari hitungan menit menjadi milidetik, serta menyediakan fondasi arsitektur data yang adaptif untuk integrasi aplikasi manajemen berbasis web atau mobile di masa mendatang.